Suivi opérationnel
Le suivi opérationnel représente une base indispensable au système d'information d'un projet. S'il est mal organisé il mobilisera les ressources des unités ou services de S&E au détriment du suivi des effets du projet.
Les informations nécessaires à la gestion opérationnelle du projet concernent :
Elles proviendront :
Des services techniques : En ce qui concerne l'exécution des activités et les réalisations, les personnes les mieux placées pour fournir l'information sont les responsables de l'exécution de ces activités, c'est à dire les services techniques du projet.
Ces services disposent / doivent disposer de leur propre système d'information, système d'enregistrement et de rapportage.
Selon le stade auquel il intervient le rôle du responsable du S&E sera d'étudier ce système d'information ou de participer à sa conception afin de s'assurer qu'il puisse satisfaire les besoins spécifiques d'une analyse plus globale.
Il est généralement préférable d'inclure les besoins spécifiques du S&E au système d'information du service technique plutôt que de créer un système parallèle.
Des services administratifs et financiers : Les données budgétaires et financières devront être directement disponibles par le biais des services financiers et de la comptabilité analytique.
Des prestataires de services : Les conventions, contrats ou protocoles d'accord que les opérateurs auront à signer avec le projet devront prévoir la fourniture des différentes informations nécessaires aux besoins du suivi d'exécution sous forme de fiches ou de tableaux récapitulatifs.
Cela parait évident lorsqu'il s'agit de fournitures et travaux mais ce n'est malheureusement pas toujours le cas, notamment lorsqu'il s'agit de services.